Für unser von der Stiftung Erinnerung, Verantwortung und Zukunft (EVZ) gefördertes Bildungsprojekt „Leerstellen füllen: Holocaust in der Sowjetunion und queere NS-Opfer in der Erinnerungskultur“ suchen wir eine Verwaltungs- und Finanzkoordination (m/w/d)
ab 01.09.2026 in Teilzeit (16 St. pro Woche), befristet bis zum 31. Juli 2028.
Standort: Berlin. Vorbehaltlich der Bewilligung der Zuwendung durch die Stiftung Erinnerung, Verantwortung und Zukunft (EVZ)
Das Projekt widmet sich zwei Bereichen der nationalsozialistischen Verfolgung, die in der deutschen Erinnerungskultur bislang nicht ausreichend repräsentiert sind: dem Holocaust auf dem Gebiet der ehemaligen Sowjetunion und der Verfolgung queerer Menschen im Nationalsozialismus.
Geplant sind unter anderem 16 regionale Bildungsmodule in Berlin, München, Köln und Dresden, die Qualifizierung von 15 Moderator*innen, museumspädagogische Programme, öffentliche Veranstaltungen, eine dreisprachige digitale Bildungsplattform, ein methodischer Leitfaden und eine internationale Fachkonferenz.
Deine Aufgaben:
- Finanzielle und administrative Begleitung des Projekts in enger Zusammenarbeit mit der Projektkoordination und der Buchhaltung von Quarteera e.V.
- Führung und laufende Pflege der projektbezogenen Buchhaltung und Finanzübersichten
- Zuordnung und Prüfung von Ausgaben entsprechend dem bewilligten Kosten- und Finanzierungsplan sowie den Fördervorgaben
- Vorbereitung von Mittelabrufen, Zwischen- und Verwendungsnachweisen für die Stiftung EVZ und weitere zuständige Stellen
- Regelmäßige Erstellung von Soll-Ist-Vergleichen, Ausgabenprognosen und Übersichten über gebundene Mittel
- Prüfung, Erfassung und systematische Ablage von Rechnungen, Belegen und Zahlungsnachweisen
- Vorbereitung und administrative Begleitung von Honorar-, Werk- und Kooperationsverträgen
- Verwaltung von Verträgen mit Honorarkräften, Dienstleister*innen und Partnerinstitutionen
- Unterstützung des Teams bei Reisekostenabrechnungen und weiteren abrechnungsrelevanten Vorgängen
- Prüfung der formalen Voraussetzungen von Bestellungen, Aufträgen und Beschaffungsvorgängen
- Dokumentation von Vergabe- und Preisvergleichsverfahren entsprechend den geltenden Förderbedingungen
- Überwachung relevanter Fristen sowie rechtzeitige Information der Projektkoordination über finanzielle oder administrative Risiken
- Unterstützung bei der Dokumentation von Eigenmitteln, Eigenleistungen und projektbezogenen Personalkosten
- Vertraulicher und datenschutzkonformer Umgang mit finanziellen, vertraglichen und personenbezogenen Unterlagen
- Vorbereitung administrativer Unterlagen für interne Prüfungen sowie für mögliche Prüfungen durch den Fördermittelgeber
- Die Verantwortung für die Gesamtsteuerung des Projekts, wesentliche Budgetentscheidungen und die Kommunikation mit dem Fördermittelgeber liegt bei der Projektkoordination. Rechtsverbindliche Verträge und finanzielle Verpflichtungen werden durch die dafür zuständigen vertretungsberechtigten Personen von Quarteera e.V. abgeschlossen.
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Hochschulstudium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltung, Non-Profit-Management oder eine vergleichbare nachgewiesene Qualifikation
- Erfahrung in Buchhaltung, Finanzverwaltung, Projektadministration oder Verwendungsnachweiswesen
- Idealerweise Erfahrung mit öffentlich oder durch Stiftungen geförderten Projekten
- Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Fristen, Belegen und vertraulichen Dokumenten
- Fähigkeit, finanzielle Informationen verständlich aufzubereiten und Risiken frühzeitig zu kommunizieren
- Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulation, digitalen Ablagesystemen und gängigen Office-Anwendungen
- Erfahrung mit DATEV oder vergleichbaren Buchhaltungs- und Abrechnungssystemen ist von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Russisch- und/oder Ukrainischkenntnisse sind von Vorteil
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit finanziellen und personenbezogenen Daten
- Bereitschaft zur engen Zusammenarbeit mit Projektkoordination, Vorstand, Buchhaltung und weiteren Mitgliedern des Projektteams
- Interesse an einer Tätigkeit in einem gesellschaftspolitisch bedeutsamen Bildungsprojekt
Von Vorteil sind Erfahrungen:
- mit Zuwendungsrecht, Fördermittelverwaltung und Verwendungsnachweisen;
- mit der Abrechnung von Bundes-, Landes- oder Stiftungsmitteln;
- in der Verwaltung von gemeinnützigen Organisationen oder Vereinen;
- mit Honorar-, Werk- und Kooperationsverträgen;
- mit Reisekostenabrechnungen;
- mit Vergabeverfahren und der Dokumentation von Preisvergleichen;
- mit den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei öffentlich geförderten Projekten.
Wir bieten:
- Eine verantwortungsvolle Tätigkeit im administrativen und finanziellen Zentrum eines mehrjährigen Bildungsprojekts
- Enge Zusammenarbeit mit der Projektkoordination und einem interdisziplinären Projektteam
- Einblick in die Förderlogik und Verwaltungspraxis eines bedeutenden deutschen Förderprogramms zur NS-Erinnerungskultur
- Vielfältige Aufgaben an der Schnittstelle von Projektverwaltung, Finanzcontrolling und gemeinnütziger Bildungsarbeit
- Eine Bezahlung angelehnt an TV-L E9a
- Flexible Arbeitszeitgestaltung nach Absprache
- Arbeitsplatz in Berlin und Möglichkeit zu teilweisem mobilem Arbeiten nach Absprache
- Strukturierte Einarbeitung in die Projektunterlagen und Förderbedingungen
- Onboarding und enge Zusammenarbeit mit der Projektkoordination, der Buchhaltung und dem Team von Quarteera e.V.
Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf, Motivationsschreiben und relevante Zeugnisse) per E-Mail an: bewerbung@quarteera.de.
Betreff: Bewerbung Verwaltung und Finanzen – Leerstellen füllen
Bewerbungen, die bis zum 20. August 2026 eingehen, werden im ersten Auswahlverfahren berücksichtigt. Die Ausschreibung bleibt bis zur Besetzung der Stelle online.